経費とは?経費になるものや経費管理に便利なクレジットカードを紹介

更新日:2023年11月1日

経費は、税金の計算に必要な情報で、事業者はきちんと把握しておく必要があります。なぜなら、所得税・法人税などの計算に、どのくらいの経費がかかったのかが重要になるからです。本来、事業を行う上で必要だった経費を正しく計上しなかったために、必要以上の税金を納めてしまうこともありえます。
ここでは、経費について、経費になるものや経費を計上するタイミング、経費を不正計上した場合のペナルティなどを解説。事業者が経費について知っておきたいことをまとめてご紹介します。また、おすすめの経費管理方法についても解説しますので、参考にしてください。

経費とは?

経費とは、事業を行う上で支出した費用のことです。たとえば、オフィスの家賃や電気代、備品の購入費、出張のための飛行機代など、業務を行う上で必要な費用が経費となります。
所得税・法人税などの計算を行う際、課税される所得金額(課税所得)を計算するもとになる「所得」は、「収益÷売上-経費」で計算します。経費が増えると、その分、所得は減り、納める税金の額も少なくなるので、経費となるものは確実に、正しく帳簿に計上することが大切です。

経費になるものとならないものとは?

どのような支出でも経費にできるわけではなく、経費になる(経費として計上できる)ものと、ならないものがあります。
経費とは、事業を行う上で支出した費用です。事業とは関係のない、プライベートでの支出などは経費になりません。経費となるかどうかの判断基準は、「事業との関係を明確に説明できるかどうか」です。説明できるものは、経費になります。説明できないものは経費にはならず、帳簿に計上できません。
経費になるもの、ならないものについてもう少し詳しく解説します。

経費になるもの

経費を帳簿に計上する際は、その経費の性質に合った勘定科目を使って仕訳を行います。経費になるもののうち代表的なものを、勘定科目ごとに紹介します。

■経費となる勘定科目

勘定科目内容
地代家賃事業のために借りているオフィスや店舗の賃料、借りている駐車場の賃料などのことです。
水道光熱費オフィスや店舗で使用する水道や電気、ガスの料金です。
消耗品費取得価額が10万円未満、または耐用年数が1年未満のものを購入した費用は、消耗品費になります。プリンターのインクやコピー用紙などのほか、パソコンやデスク、キャビネットといった大型家具の購入費も、10万円未満であれば消耗品費として計上します。
広告宣伝費テレビやインターネット、チラシなどを通し、製品やサービスを宣伝するのにかかった費用です。ウェブサイトの作成費や維持費も含まれます。
旅費交通費打ち合わせや営業、取材などのための移動にかかった費用です。電車代やタクシー代、飛行機のチケット代、ガソリン代、有料道路の通行料などが該当します。
接待交際費得意先との会食費用や、顧客へのお土産代といったものです。得意先や仕入れ先の冠婚葬祭で渡したご祝儀や香典も、接待交際費になります。
新聞図書費事業に必要な情報や知識を得るために購入した、新聞や書籍の費用です。有料情報サイトの登録料なども含まれます。
通信費スマートフォンや固定電話、インターネット回線などにかかった費用です。切手代やはがき代も含まれます。
研究開発費製品やサービスの新規開発にかかった費用です。新規事業の参考にするための知識を得るといった目的で参加したセミナーの代金なども含まれます。
人件費事業者が雇用契約にもとづいて人を雇用することで発生する費用です。従業員給与、ボーナス、退職金などが該当します。
なお、生計をともにする家族従業員に支払った給与は、原則として経費に計上することはできません。ただし、青色事業専従者給与は経費とすることができます。
福利厚生費従業員の福利厚生のために支出された費用で、従業員の慶弔見舞金や慰安旅行の費用、健康診断費などが該当します。なお、事業主本人が通うジムの代金など、事業主本人の福利厚生にかかった費用は含まれません。
修繕費資産の原状回復にかかった費用のことです。台風などで壊れた店舗設備の修理やガラスの入れ替え代、給排水管の交換費用などが該当します。
支払手数料銀行の振込手数料や不動産の仲介手数料、税理士や弁護士への報酬・相談料などが該当します。事業用に使用しているクレジットカードの年会費も、支払手数料として経費になります。
租税公課国や地方に納める税金と、国や地方公共団体から課せられる賦課金のことです。登録免許税や自動車税、印紙税、固定資産税、事業税、住民票などの発行手数料といったものが該当します。
法人税や住民税、延滞税や延滞金、罰金、科料などは経費として認められないので、租税公課として計上することはできません。
減価償却費一定の価格以上で購入した資産は、数年に分けて経費に計上します。減価償却費は、費用を分割し、その期に相当する金額を費用として計上するときに使う勘定科目です。

■経費になるものについては、詳しく知りたい方はこちらをご参照ください

経費にならないもの

一方、次のようなものは経費として計上することはできません。

■経費にならない支出

プライベートでの支出プライベートでの支出は、事業上必要な支出にはあたらないので、経費になりません。
ビジネスのためのスーツや眼鏡も、プライベートでも使用すると考えられることから、特別な事情がない限り経費にならないのが原則です。
事業主自身の福利厚生費事業主自身の健康診断費などは経費になりません。
ただし、従業員の福利厚生のために使った費用は前述のとおり経費になります。
事業主と生活をともにする家族に支払った給与事業主と生活を共にする家族に支払った給与は、経費にならないのが原則です。
例外として、青色申告事業者が、青色事業専従者に支払った給与は経費として計上できます。
法人税、法人住民税、所得税、住民税法人税、法人住民税、所得税、住民税、延滞税、延滞金、罰金、科料などは、事業そのものには関連しないので、経費に計上することはできません。
事業主の社会保険料事業主が支払った国民年金や国民健康保険の保険料は、事業とは関係ないので経費に計上することはできません。
ただし、社会保険料控除の対象にはなります。
資産として減価償却できるもの取得価額が一定額以上で、減価償却の対象となるものは、一度にすべてを経費として計上することはできません。
数年に分けて計上することになります。

プライベートと事業の両方で使っている経費は家事按分する

住居の一角をオフィスとして使っているなど、事業にもプライベートにも利用しているものについては、事業での使用分のみを経費として計上する「家事按分」を行います。
事業使用分の計算方法は特に決まっておらず、税務署に根拠を尋ねられたとき、しっかり説明できる方法であれば問題ありません。一般的には、使用部分の面積や使用時間で計算します。
たとえば、床面積100平方メートルの住宅のうち約10平方メートルの部屋をオフィスとして使っているなら、賃料の10%を地代家賃として計上可能です。自宅兼オフィスのインターネット回線を、1日10時間ほど使用していて、事業で平均6時間、プライベートで平均4時間利用しているなら、回線料金の60%を通信費として計上できます。

経費を計上するタイミング

経費は、原則的に費用の支出額が確定した時点で計上します。特例として認められた一部の小規模事業者を除き、実際の金銭のやり取りが行われたタイミングではない点に注意が必要です。

<経費を計上するタイミングの例>

経費の不正計上のペナルティ

経費の計上は、納税に関係するため不正計上が認められた場合にペナルティが科される場合があります。
税務署は、個人や法人の申告内容が正しいかどうかをチェックする、税務調査を行う権限を持っています。経費にできないプライベートな支出を経費に含めて申告すると税務調査の対象となり、脱税として摘発される可能性があるので注意が必要です。
税務調査で不適切な会計処理が発覚すると、その内容に合わせたペナルティが科せられます。
主なペナルティは次のとおりです。

・過少申告加算税

過少申告加算税は、申告・納付した金額が、本来支払うべき税額より少ない場合に加算される税金です。

・無申告加算税

無申告加算税は、期限内に申告・納税を行わなかった場合に加算される税金です。

・不納付加算税

不納付加算税は、事業主が従業員などから源泉徴収した所得税を、納付期限内に支払わなかった場合に加算される税金です。

・重加算税

重加算税は、過少申告加算税が科される場合で、意図的に隠蔽するなど悪質な不正行為を行っていた場合に加算される税金です。

・延滞税

延滞税は、確定した納税額を期限までに納付しなかった場合にかかる税金です。

おすすめの経費管理方法

正しく納税するためには、経理管理を適切に行うことが大切です。
経費とならないものまで計上すると、ペナルティにつながる可能性があるため、経費は過不足なく計上できるよう、しっかり管理する必要があります。
経費管理方法としておすすめなのは、事業上の支払いをすべてクレジットカードで決済することです。経費の支払いを一元化することで、経費の計上漏れや、プライベートでの支払いを経費として計上してしまう間違いがなくなります。そしてなにより経費管理の手間がかからなくなります。

経費管理ならダイナースクラブ ビジネスカードがおすすめ

経費管理に便利なクレジットカードですが、どれでもよいというわけではありません。
事業用として利用するのであれば、ビジネスシーンで活用できるサービスに特化したビジネスカードが適しています。さらに、ビジネスでは信用も大切。ステータスカードとして高い評価を持つ国際ブランド、ダイナースクラブ(Diners Club)であれば、社会的な信用も得られます。
ダイナースクラブ ビジネスカードを事業用のクレジットカードにすることで、ビジネスに役立つサービスを受けつつ、経費管理の手間も省けるようになるでしょう。

ダイナースクラブ ビジネスカードの特徴

ダイナースクラブ ビジネスカードは、個人事業主・法人経営者向けのビジネス専用カードです。27歳以上で法人・団体などの代表者や役員、または個人事業主であればお申し込みいただけます。
ダイナースクラブ ビジネスカードには、次のような特徴があります。

・従業員を含めた経費の一元管理が可能

ダイナースクラブ ビジネスカードは、4枚まで年会費無料で従業員用の追加カードの発行が可能(3,4枚目は1枚あたり年間5,500円(税込)のカード維持手数料がかかります)。従業員が18歳以上であれば発行できます。従業員を含めた経費の一元管理が可能になり、出張費の精算や仮払いの手間も省けます。

・ビジネスに役立つ付帯サービスが充実

ダイナースクラブの特典として、レストランのおすすめコースが1名分無料になる「エグゼクティブ ダイニング」や予約が難しい高級料亭の予約サービス「料亭プラン」、国内・海外の約1,300の空港ラウンジが無料で利用できるラウンジサービスなど、会食・接待や出張に役立つサービスが付帯。さらに、ビジネスカードだけの特典として、クラウド会計ソフトの優待利用や会員制シェアオフィスの優待利用、ゴルファー保険も付帯しており、ビジネスに役立つサービスが充実しています。

・ステータスカードを持つことで、第三者からの信頼につながる

ダイナースクラブ ビジネスカードは、社会的評価や信用度が高い「ステータスカード」として広く認知されています。ビジネスでは相手の信用を得ることが重要ですが、ステータスカードを保有していることは、社会的な地位や信用、経済力があることの証明になるので、信頼が得やすくなると期待できます。

・ポイントに有効期限がなく、ビジネスに役立つものと交換できる

ダイナースクラブ ビジネスカードは、利用するたびにポイントが貯まります。ポイントに有効期限はないので、好きなタイミングで使用できます。交換先も豊富で、商品券やマイルはもちろん、厳選グルメや人気メーカーの家電、ゴルフのドライバーなど、ビジネスに役立つさまざまなものと交換が可能です。

・ダイナースクラブ ビジネスカードならではのサービスが利用できる

ダイナースクラブカードで利用できるサービスにプラスして、さらにビジネスに役立つ優待特典も多数利用いただけます。
たとえば、会計ソフトとの連携、税務相談や法律相談などの優待サービスがあるほか、事業承継やM&Aなどのビジネスコンサルティングサービスなどもあります。ゴルファー保険をはじめとするゴルフ優待サービスや加盟店優待、JALオンラインのインターネット予約サービスなどもご利用いただけますので、さまざまなビジネスシーンにご活用ください。

■ダイナースクラブ ビジネスカードの主な特徴

年会費27,500円(税込)
ポイント付与率100円につき1ポイント
※税金の納付の場合、200円につき1ポイント
旅行傷害保険最高補償額1億円(海外・国内)
国際ブランドダイナースクラブ(Diners Club)
追加会員、追加カード追加会員4名まで、1会員につき1枚まで
※年会費無料
※カード維持手数料:3,4枚目のみ1枚あたり年間5,500円(税込)
ETCカード・基本会員は5枚まで発行可能
・追加会員は1会員につき1枚まで発行可能
※ETCカードの発行枚数の上限は、追加会員の人数に関わらず、4枚までです。
ポイント有効期限なし
ショッピング保険購入日より90日間、年間500万円まで

ダイナースクラブ ビジネスカードで経費を管理しよう

経費とは事業を行う上で支出した費用のことで、税金の計算に必要であるため、事業者はきちんと把握しておく必要があります。計上漏れがあると納税額が必要以上に大きくなってしまったり、過剰に計上すると税務署からペナルティが科されたりするおそれがあるので、過不足なくしっかり計上することが大切です。
事業上の支払いをクレジットカードに一元化すれば、手間をかけず、スムーズに経費管理を行うことができます。

さまざまなクレジットカードの中でもダイナースクラブ ビジネスカードなら、ビジネスに役立つ特典が充実しており、ステータスカードとして第三者からの信用を得やすくなる効果も期待できます。
ダイナースクラブは、1950年に米国・ニューヨークのレストランで生まれ、日本で最初の多目的クレジットカードを発行した国際ブランド。安心して使えること、さまざまなサービスが支持されていることなどは、60年以上の歴史が証明しています。
ビジネスに寄り添うダイナースクラブカードを、ぜひお手元に。

※本記事は、2023年6月現在の情報です。

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