個人事業主の経費にできるものとは?
経費管理を楽にする方法も紹介

個人事業主は、事業を運営する上でかかった費用を、経費として計上することができます。ただ、個人事業主の支出は、プライベートと仕事の境目があいまいなものも多く、経費として計上していいのか判断に迷うことが少なくありません。

ここでは、経費として計上できるもの、できないものの見分け方と、経費管理を楽にする方法について解説します。

個人事業主が経費を把握する重要性

経費とは、事業を行うためにかかった費用のことです。個人事業主は、年間所得が48万円を超える場合は、確定申告を通じて1年間の所得と納めるべき税金の額を税務署に報告し、納税することが義務づけられています。この確定申告の際、事業を行うために支出した分については、経費として申告することができます。

個人事業主にとって、経費として計上できるもの、できないものを正確に判断するのが大切なのは、経費として計上される額が変わると、納めるべき税金の額が変わってくるからです。

個人事業主が納めるべき税金の額は、「課税所得×税率」で計算されます。このうち、課税所得とは、収入から経費と各種控除を引いたもの。つまり、経費が増えるほど課税所得は小さくなり、最終的に納めるべき税金の額は小さくなるわけです。

個人事業主が経費に計上できるもの、できないものとは?

経費が増えるほど納めるべき税金の額は小さくなるわけですから、個人事業主としては、できる限り多くの支払いを経費として計上したいところです。しかし、何でも経費に計上できるわけではありません。

続いては、経費に計上できるもの、できないものについてまとめました。

個人事業主が経費に計上できるもの

個人事業主が経費として計上できるのは、「事業を行うためにかかった費用」であると証明できるもののみです。具体的には、次のようなものがあります。

経費に計上できる主な項目

・租税公課

租税公課とは、国や地方に納める税金と、国や地方公共団体から課せられる賦課金のことです。

事業税や印紙税、消費税、店舗にかかる固定資産税、社用車にかかる自動車税などがこれにあたります。商工会議所や同業者組合に支払っている会費も、租税公課として経費に計上することが可能です。

・宅配便や郵送の料金

出荷の際に使った宅配便の代金や、商品サンプルを送った際の郵送料などは、荷造運賃として経費計上できます。

・水道光熱費

オフィスや店舗で使用する水道や電気、ガスの料金は、経費として計上できます。

オフィス兼自宅の場合は、事業で使っている割合に応じて、その分だけを経費として計上する家事按分を行います。

・地代家賃

オフィスや店舗を借りている場合は、その賃料は経費になります。オフィス兼自宅の場合は、水道光熱費と同様に家事按分を行います。

・通信費

オフィスや店舗で使用する固定電話の料金、インターネット回線の使用料、ビジネス用携帯電話の料金、はがき・切手代などは、経費として計上できます。

・旅費交通費

旅費交通費は、打ち合わせや営業、取材などで発生した移動費のことです。

電車やタクシー、飛行機などの料金のほか、ガソリン代や有料道路の通行料なども含まれます。

・車両費

社用車の購入費やリース料、維持費、駐車場代などが車両費に該当します。

・接待交際費 

接待交際費は、得意先との会食費用や顧客に渡したお土産の代金などです。得意先や仕入れ先で不幸があった際の香典や結婚式に呼ばれた際のご祝儀も、接待交際費として経費に計上できます。

・損害保険料 

店舗やオフィスの火災保険と地震保険のほか、社用車が加入している自動車保険の保険料は、損害保険料として経費計上できます。なお、事業主本人が加入する生命保険の保険料は該当しません。

・修繕費 

自然災害などによって壊れた店舗設備の修繕や外壁の塗り替え、給排水設備の修繕、ガラスの入れ替えなどにかかった費用が修繕費として経費に該当します。

・消耗品費

取得価額が10万円未満のもの、または短期間で使用する消耗品を購入した費用は、消耗品費として経費になります。

たとえば、10万円未満のパソコン、プリンターのカートリッジ、電球、文房具などの購入費が該当します。

・福利厚生費

従業員の慶弔見舞金や慰安旅行に使った費用、健康診断費などは、福利厚生費として経費になります。

ただし、事業主が通うジムの代金や健康診断受診料など、事業主本人の福利厚生にかかった費用は含まれません。

・給料賃金

給料賃金とは、賃金従業員に支払う給与や賞与のことで、経費に該当します。ただし、生計を共にする家族に支払う給与は含みません。例外的に、青色申告事業者であれば、「専従者給与」として経費に計上できます。

・専従者給与

青色申告事業者が、生計を共にする家族に支払う給与や賞与については、専従者給与として経費になります。

・外注費 

外注費とは、たとえばウェブサイトの制作や製品パッケージのデザインなど、外部の専門家に業務を依頼した際にかかる費用のことです。

・借入金の利息 

事業資金として借り入れたお金を返済した際、利息として支払った分は、借入金の利息(支払利息)として経費に計上できます。

・広告宣伝費

チラシの作製・配布や求人広告を出す際にかかる費用は、経費に計上できます。

・減価償却費

一定の価格以上で取得した資産は、数年に分けて少しずつ経費に計上していきます。たとえば、新車の普通自動車なら、購入した年に「車両費」として全額を経費計上するのではなく、6年かけて減価償却を行います。

・貸倒金 

貸倒金とは、取引先の倒産や不払いで債権が回収できなくなる可能性を考慮して設けられた経費の項目です。貸倒損失とも呼ばれます。条件を満たす場合は、債権の一部を貸倒金として経費に計上できます。

個人事業主が経費に計上できないもの

一方、次のようなものは経費として計上することができません。

経費に計上できない主な費用

・事業主自身のための支払い 

事業主自身に支払う給与や事業主の健康診断費のほか、プライベートな食事代や買い物代は経費になりません。従業員がいない場合の福利厚生費、所得税、住民税、国民健康保険の保険料、国民年金の保険料などは「事業主個人の支出」と見なされ、経費には計上できません。

なお、国民健康保険・国民年金の保険料は、所得控除の対象にはなります。

・事業主と生活を共にする家族に支払った給与

事業主を含む家族に支払う給与は、基本的に経費には計上できません。ただし、青色申告事業者が青色事業専従者に支払った給与は経費に計上できます。

・事業主のスーツやメガネ代

ビジネスのためのスーツやメガネでも、「普段も身につけることがある」と考えられるので、基本的には経費として認められません。

ただし、事業内容などによっては、認められる場合もあります。

・資産として減価償却できるもの

取得価額が一定金額以上で減価償却の対象となる場合は、一度に経費とすることはできず、数年間に分けて費用として計上することになります。

経費に計上できるもの、できないものの線引き

経費に計上できるか、できないかを分けるのは、「事業を行う上で必要な支出であるかどうか」です。事業を行う上で必要な支出であれば、経費として計上できます。

一方、事業とは関係のない、事業主のプライベートな支出であれば、経費として計上することはできません。

しかし、店舗のウェブサイト制作を外注した費用やオフィスの賃料などはわかりやすいですが、「出先のカフェで少し仕事をした際のコーヒー代」のように、プライベートとの境目があいまいで、わかりにくいものもあります。

そんな場合に判断のポイントとなるのは、次の2つです。

税務署に「経費だと証明できますか?」と聞かれたとき、客観的に証明できるか

仮に、税務署から指摘を受けたとして、客観的に見て業務を行う上で必要なものであったと証明できるなら、経費に計上してよいといえます。

たとえば、カフェのコーヒー代であれば、「◯◯社の××さんと△△の件の打ち合わせをした際のコーヒー代」など、しっかり説明できるなら、経費に計上して問題ないといえるでしょう。

出費金額が常識の範囲内であるか

たとえば、売上があまりないのに、飲食店で10万円を超える接待を何度も行っているのはかなり不自然です。税務署に、「事業主のプライベートな支出を経費に計上しているのでは?」と疑われる可能性があります。第三者に対して納得がいく説明ができないものは、経費に計上するのは控えましょう。

プライベートと事業の両方に使うものの費用は家事按分を行う

自宅の一室を仕事部屋にしている、事業者個人の車を営業にも利用しているなど、ひとつのものをプライベートと事業の両方に使っている場合は、家事按分という考え方で、事業に使った分だけを経費として計上します。

たとえば、自宅の一室を仕事部屋にしている場合、家賃のうち20%、水道光熱費のうち30%、通信費のうち30%を経費として計上するといった具合です。

家事按分の比率について法的な決まりはなく、個人事業主が自由に決められますが、合理的に説明できることが求められます。たとえば、「50㎡の2DKマンションのうち6畳(約10㎡)の一室を仕事部屋にしているから家賃の20%を経費として計上する」「1日8時間家で仕事をしているから電気代の30%を経費として計上する」など、なぜその割合なのかをしっかり説明できることが重要です。

経費管理を楽にするビジネスカード

事業に関する支出を漏れなく経費として計上するには、プライベート用と事業用で支払いを分けた上でしっかりと記録し、支出を証明する領収書の管理もしなくてはならず、かなりの手間がかかってしまいます。

そこで、経費管理の負担を減らすのにおすすめなのが、事業に関する支払いはできる限り「ビジネスカード」と呼ばれるクレジットカードを使う方法です。ビジネスカードとは、個人事業主や中小企業のビジネスオーナーなどに向けて設計された法人カードのことを指します。

事業用の支払いにのみ使うビジネスカードを作れば、簡単に事業用とプライベート用の支出を分けられますし、いつ、どこで、いくら使ったかが記載された明細が届くので、経費の計上漏れも防止できます。

また、ビジネスに役立つさまざまな特典がついたビジネスカードならではの、次のようなメリットもあります。

経費の管理が楽になる

仕事に関わるすべての支払いを法人カードで決済すれば、カードの明細書だけで支出が管理でき、経費の計上漏れがなくなります。さらに、会計ソフトと連動して自動でデータを取り込むようにすれば、帳簿への入力や仕分けの手間もかかりません。

プライベートの支出とビジネス上の経費を明確に区別できる

一人で事業を行っている個人事業主の場合、ついついプライベートと事業の境目があいまいになりがちです。

個人カードと別に事業用の法人カードを持つことで、プライベートの支出とビジネス上の経費を明確に区別して管理ができます。

たとえば、ダイナースクラブカードをプライベート用、ダイナースクラブ ビジネスカードを経費の支払い用といった使い分け方がおすすめです。

キャッシュフローにゆとりが生まれる

1ヵ月の利用分が、毎月決まった日に口座から引き落とされることになりますので支払いに余裕が生まれ、キャッシュフローが安定します。

経費削減につながる

法人カードも個人カードと同じようにポイントプログラムがあり、利用額に応じてポイントが貯まります。

さらに、法人カードの場合、追加カードを利用した分のポイントはメインカードに合算されるので、貯まりやすくなっています。ポイントをマイルに変えて出張時に使ったり、キャッシュバックを受けたりすることで、経費削減につなげることができるでしょう。

現金管理が不要になる

ビジネスで使用するものをすべて法人カードで会計することで、現金による管理が不要になります。

また、従業員がいる場合は、従業員に追加カードを持たせることで現金による立替払いも必要ないため、経費精算の手間がなくなり、経理担当者と従業員双方の負担が軽減されます。

年会費を経費計上できる

法人カードの年会費は、諸経費または支払手数料として全額経費に計上できます。

経費が増えると、その分課税所得は少なくなり、最終的に納めるべき税金が少なくなると考えた場合、年会費無料にこだわらずに、自分のビジネスに役立つカードを選ぶことが賢明といえるでしょう。

個人事業主にはダイナースクラブ ビジネスカードがおすすめ

ビジネスカードにはさまざまなものがありますが、中でも個人事業主におすすめなのは、ビジネスに役立つサービスが充実したダイナースクラブ ビジネスカードです。

年会費は27,500円(税込)で追加会員は無料。利用金額に一律の制限はなく、会員ごとに設定されるためゆとりがあり、忙しい個人事業主のビジネスをサポートする数多くの特典がそろっています。

・年会費無料のビジネス コンパニオンカード(付帯カード)がつく

世界で最も多くの場所で使えるMastercard®が、2枚目のカードとして利用できます。

ビジネス コンパニオンカードの年会費は、基本会員・追加会員どちらも無料。しかも、獲得したポイントはダイナースクラブ ビジネスカードのポイントと合算されます。

また、請求と支払口座は1つでありながら、ご利用代金明細はカードごとに表示されるため、経費管理がしやすくなっています。

・「freee会計」との連携

クラウド会計ソフト「freee会計」は、ダイナースクラブ ビジネスカードと連携し、カードの利用データをオンラインで自動的に取り込むことができるため、経費管理の手間がかかりません。さらに、freeeの初年度有料プランが、通常より2ヵ月分お得になります。

・追加カード、ETCカードの発行が無料

追加カードは、無料で2枚まで発行できます。さらに、ETCカードは、基本会員カードと追加カードそれぞれにつき、1枚を無料で発行可能です。コストをかけずに従業員に追加カードをお持ちいただけます。

・会員制シェアオフィス「Business-Airport(ビジネスエアポート)」が利用可能

「ビジネスエアポート」は、ワークスタイルの変化に合わせてビジネスパーソンを支える会員制のシェアオフィスです。ホスピタリティあふれるコンシェルジュがビジネスをサポート。会議室の利用や郵便物の配布などきめ細やかなサービスを提供します。拠点は、最寄り駅から徒歩数分で主要な街へもアクセスしやすい抜群のロケーションに点在しています。

・ビジネスや福利厚生サービスにも使える加盟店優待プログラム「ビジネス・オファー」

「ビジネス・オファー」は、ダイナースクラブ ビジネスカードのオリジナルサービスである優待加盟店プログラムです。たとえば、国内最大級のビジネス情報サービス「G-Searchデータベースサービス」を、6ヵ月無料でご利用いただけます。さらに、健康診断、フィットネス、法律相談、税務相談、通信販売、労務・人事管理といったサービスが優待価格で受けられるため、従業員への福利厚生サービスとしても活用することが可能です。

・名門ゴルフ場を優待利用できるゴルフサービス

取引先とのイベントやプライベートでも利用できるゴルフサービスです。国内にある約100コースの名門ゴルフ場の予約手配。優待対象コースであれば、月1回5,000円(税込)のプレー代金をダイナースクラブが負担します。また、最高300万円まで補償がついたゴルファー保険も付帯しています。

・贅沢な空間でグルメを楽しめる

通常では予約が難しい高級料亭の手配代行のほか、人気店の対象コースが1名様分無料になるといった特典が付帯しています。親しい方や取引先との会食、接待などに最適な空間でお得に食事を楽しむことができます。

・出張や旅行に便利なトラベルサービス

ダイナースクラブ ビジネスカードは、JAL国内線出張手配「JALオンライン」を利用して航空券の精算ができます。JALオンラインは、JAL国内線航空券をオンラインで24時間365日予約・発券できるサービスです。専用運賃「eビジネス」でコストの削減ができ、急な予約変更にも対応しています。

空港では国内・海外の主要空港ラウンジを無料で利用できるほか、手荷物を空港から自宅へ無料で届けするサービスも付帯。

新幹線の場合は、「JR東海エクスプレスサービス」と連携し、東海道新幹線などの座席を駅窓口に並ぶことなく予約できます。

・充実の海外・国内旅行傷害保険

基本会員については、最高補償額1億円の海外・国内旅行傷害保険、追加カードの所持者については最高補償額5,000万円の海外・国内旅行傷害保険が付帯。ショッピング保険も付帯し、ビジネスをサポートします。

・ポイントに有効期限なし

ポイントに有効期限がないので、うっかり使い忘れることがありません。貯まったポイントをマイルなどに交換すれば、支出の削減にもつながります。

・三井住友信託銀行などに相談できる「ビジネスコンサルティングサービス」

事業承継やM&A、不動産売買など、自社の経営に関する悩みについての相談窓口を設置。ビジネスコンサルティングについて、三井住友信託銀行をはじめとする三井住友トラスト・グループ各社のコンサルティングをご紹介します。

ビジネスカードを活用して経費管理の手間を削減しよう

個人事業主にとって、事業を行う上での支出を管理し、経費をしっかりと計上することは、納税額を最小限に抑えることにつながります。経費管理には手間がかかりますが、事業用の決済をすべてビジネスカードで行うことで、管理の負担は大幅に軽減できます。

ダイナースクラブ ビジネスカードは、一人で事業を営む個人事業主にも、従業員に追加カードを持たせたいビジネスオーナーにもメリットが豊富なカードです。ぜひご検討ください。

  • 本記事は、2021年12月現在の情報です。

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